In een vorige artikel over luistersessies benadrukten we hoe cruciaal het is om écht te luisteren naar medewerkers. Of het nu gaat om het verkennen van thema’s die naar boven kwamen in een medewerkersbevraging, of het onderzoeken van weerstand tegen verandering, luistersessies vormen altijd een belangrijke eerste stap. Maar zodra deze sessies zijn afgerond, begint het echte werk. Luisteren alleen is immers niet genoeg. De centrale vraag luidt: wat doe je met de inzichten die uit deze gesprekken naar voren komen? En nog belangrijker: hoe vertaal je deze inzichten naar concrete actieplannen die échte verandering teweegbrengen?
Door Katrien Decroos, Partner SoWhatCommunications Powered by Square Circle
Problemen identificeren: het vertrekpunt van verandering
Het startpunt is het identificeren van de kernproblemen.
Bij SoWhatCommunications Powered by Square Circle werken we met een aantal cruciale hefbomen die standaard worden meegenomen in onze analyses. Deze vormen de bouwstenen voor doeltreffende actieplannen. In onze ervaring zijn dit de drie belangrijkste:
- Organisatiestructuur:
Hoe is de organisatie opgebouwd? Een complexe matrixstructuur kan leiden tot communicatieproblemen en een gebrek aan transparantie tussen managementlagen. - Communicatie:
Hoe verloopt de communicatie binnen de organisatie?
Hebben medewerkers toegang tot de juiste informatie?
Is er sprake van een cultuur van openheid en oprechte luisterbereidheid?
Een inefficiënt communicatiesysteem of gebrek aan verbondenheid veroorzaakt vaak frustratie en demotivatie. - Strategie:
Zijn de strategische doelstellingen duidelijk gecommuniceerd?
Biedt de organisatie voldoende mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers?
Hefbomen rapporteren: van luisteren naar begrijpen
De volgende stap is het rapporteren van de geïdentificeerde hefbomen aan het managementteam.
Maar hoe breng je de zorgen van medewerkers op een authentieke manier over?
Onze ervaring leert dat dit het best gebeurt door niet enkel in managementtaal te spreken, maar ook gebruik te maken van de letterlijke woorden van medewerkers.
Zinnen zoals: “Niemand durft een vraag te stellen, want er komt toch nooit een antwoord,” maken meer indruk dan abstracte samenvattingen en hebben daardoor een grotere impact.
Natuurlijk moet daarbij de privacy van medewerkers strikt worden gewaarborgd door alle data te anonimiseren.
Valkuilen bij de analyse van luistersessies
Het is belangrijk te erkennen dat er valkuilen kunnen optreden bij de analyse van luistersessies.
Als (HR-)manager kan je onbewust een tunnelvisie ontwikkelen.Begrijpelijk, omdat je deel uitmaakt van de organisatie zelf.
Daarnaast komen reacties zoals defensiviteit of ongeloof vaak voor. Daarom is het waardevol om samen te werken met een externe, neutrale partner zoals SoWhatCommunications Powered by Square Circle.
Een onafhankelijke blik helpt om tot de kern van de problemen te komen, omdat medewerkers zich vrijer voelen om open te spreken. Ook de terugkoppeling van de resultaten verloopt zo objectiever en constructiever.
Actieplan maken: van inzicht naar impact
De inzichten uit de luistersessies en rapportage vormen de basis voor concrete actieplannen die leiden tot tastbare verandering.
Deze actiepunten kunnen betrekking hebben op:
- communicatie en interne samenwerking,
- persoonlijke ontwikkeling van medewerkers,
- strategische keuzes of verandertrajecten.
Bij SoWhatCommunications Powered by Square Circle begeleiden we organisaties bij elke stap: van probleemanalyse tot implementatie van het actieplan. Steeds met één rode draad: communiceren op maat van mensen.
Klaar om inzichten om te zetten in actie?
Voel je dat er mogelijk blinde vlekken bestaan binnen je organisatie, maar weet je niet goed hoe je ze kunt identificeren of aanpakken? Neem dan contact op met SoWhatCommunications Powered by Square Circle. Wij helpen je je de stap te zetten van luisteren naar handelen — met sterke inzichten, strategische communicatie en een duurzaam engagement van je medewerkers.
Meer informatie: www.sowhatcoms.com – www.squarecircle.be